Type d'offre : Contrat d'apprentissage
Date de parution de l'annonce : 21/03/2024
Secteur : ADMINISTRATION ET CADRE DE VIE
Filière : Administrative
Bassin : Hôtel du Département
DGA : Direction Générale Adjointe de l'Administration Générale
Direction : Direction affaires juridiques, maîtrise des risques et audit
Sous-direction : Direction adjointe assistance juridique et contentieux
Lieu : Marseille
Mission
Sous l’autorité de la directrice adjointe et du maître d’apprentissage, l’apprenti « Secrétaire » assurera en polyvalence avec les autres agents, le secrétariat de la direction adjointe et l’ensemble des tâches administratives
Activités
Traitement du courrier arrivée/départ
- enregistrement du courrier sur les différents logiciels
- création et mise à jours des dossiers sur le progiciel de la direction et création des dossiers sur le serveur,
- scan, classement et/ou envoi de divers documents aux directions partenaires/avocats/conseillers,
- mise en forme de courriers et notes,
- rédaction de tout type de courriers (RSA, relance parquet…)
- gestion des flux de parapheurs,
- expédition des courriers et notes (par mail ou courrier),
- envoi de dossiers au greffe des tribunaux, aux avocats, huissiers, experts
- saisie des mémoires sur la plateforme de gestion dématérialisée du contentieux administratif Télérecours
-préparation des bons de commande
- affectation et préparation de certains dossiers aux conseillers juridiques selon les tableaux de répartition,
- gestion des appels téléphoniques (filtrage, prise de message, orientation…) et interface avec les -secrétariats des avocats, huissiers, …
- assistance au directeur adjoint et chefs de service sur certaines missions transversales (archivage dossiers contentieux, gestion chronotique, édition de tableaux de bord, …)
- création de rapports CP et CD sur Airsdelib ;
Et toute autre mission de service public correspondant à son cadre d’emplois et son domaine d’intervention
Capacités requises
- Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et applications métier spécifiques (GESCOUR, Airsdelib)
- Sens du travail en équipe
- Rigueur
- Discrétion
- Dynamisme
Diplome préparé
Bac+2 assistant de direction, idéalement option juridique